Veranstaltungs- und Klausurablauf Guide

Unterstützende Vorschläge und Dokumente zur Veranstaltungs- und Prüfungsdurchführung für Lehrpersonen.

Vorwort

Im Fachrat Informatik erreicht uns über die Jahre immer mal wieder Feedback von Studierenden zu Veranstaltungen, bei denen die Prüfungsdurchführung mal besser und mal schlechter läuft. Wir haben versucht, aus diesem Feedback und den Erfahrungen der Fachratsmitglieder einen allgemeinen Leitfaden zur Durchführung von Veranstaltungen zusammenzufassen, der aus unserer Sicht einen idealisierten Ablauf zeigt.

Im Folgenden wird ein idealisierter Ablauf einer Veranstaltung mit besonderem Fokus auf die Prüfungen beschrieben. Der Ablauf ist als Inspiration für die eigene Veranstaltungsplanung, aber auch als potentielle Blaupause für neue Veranstaltungen zu verstehen. Es handelt sich bei diesem Angebot um Vorschläge. Sie haben keinen verbindlichen Charakter. Für einzelne Punkte (z.B. Klausurchecklisten) wurden Dokumentvorlagen erstellt, welche in LaTex, odt und als MSWord-Format zur Verfügung stehen.

Dankend haben wir hierfür auch Unterlagen einiger Professoren entgegen genommen und in die Dokumente mit einfließen lassen.

Ablauf der Veranstaltung in Stufen

Der Ablauf einer Veranstaltung in chronologischer zeitlicher Abfolge beschrieben:

Einige Wochen vor Beginn der Veranstaltung

• Überprüfen, ob eine Veranstaltungsinstanz in StudIP angelegt wurde. (Sollte automatisiert durch das QIS/HIS erfolgen)
• Veröffentlichung des Veranstaltungsablaufes in Form einer StudIP-Ankündigung, insbesondere mit Datum des ersten Veranstaltungstermins.

• Ausarbeitung einer Bonus-Regelung für etwaige Testate zur studienbegleitenden Kontrolle.
  • Die Prüfungsordnung erlaubt die Durchführung von Testaten im Verlaufe des Semesters. Ziel ist hier eine studienbegleitende Lernstandskontrolle.
  • Diese Testate können z.B. Hausübungen oder mündliche bzw. schriftliche Kurzprüfungen sein.
    • Zur Motivation der Studierenden können diese Testate als Bonus in die eigentliche Prüfungsleistung einfließen.
    • Laut der PO 2017 für Inf und TI können nach Maßgabe des Prüfers bis zu 25% der Gesamtpunktzahl über des Testat in die Prüfungsnote einfließen.
    • Dabei muss festgelegt werden, ob der Bonus zum Bestehen der Prüfung beiträgt, oder ob es sich nur um einen reinen Notenbonus handelt.
    • Hier ist wichtig den Studierenden anzukündigen, ob die Klausurpunktzahl für die Note 1,0 auch ohne Bonus erreichbar ist.
  • Die Details zu den Testaten sind in der PO 2017 (Inf & TI) im §6 Abs 7 geregelt.
  • Regelungen können für andere Studiengänge abweichen, diese müssen mit beachtet werden.

In der ersten Woche der Veranstaltung

• StudIP-Ankündigung + zusätzliche Ankündigung über Folie in Vorlesungs- und Übungspräsentation: Veröffentlichung der grundlegenden Regelungen für die Veranstaltung:
  • Wenn bereits bekannt: Bekanntgabe des vorläufigen Prüfungstermin (sonst später, aber so früh wie möglich).
  • Grobe Bekanntgabe zum Prüfungsmodus (Dauer, Art, erlaubte Hilfsmittel)
    • => Soll den Studierenden ermöglichen, sich bereits über das Semester verteilt auf die Prüfung vorzubereiten.
  • Veröffentlichung der Bonus-Regelung (siehe oben).
  • Bekanntgabe von Abgabefristen für Testatleistungen während des Semesters.

Im Verlauf der Veranstaltung

• Veröffentlichung von wichtigen Ankündigungen über StudIP-Ankündigungen und ggf. Folie in Vorlesungs- und Übungspräsentation. Zu wichtigen Ankündigungen gehören:
  • Bekanntgabe des vorläufigen Prüfungstermins (falls nicht bereits am Anfang der Veranstaltung geschehen) bzw. Änderungen des Prüfungstermins oder -raums sobald diese vorliegen.
  • Vorlesungs- und/oder Übungsausfälle und -verschiebungen (z.B. auf Grund von Krankheit oder Feiertagen); bei kurzfristigen Ausfällen auch die Möglichkeit der Rundmail als Ankündigung nutzen.
  • Fehlerkorrekturen in Unterlagen während des Semesters sollten klar erkenntlich markiert, erklärt und angekündigt werden.
  • Anstehende Deadlines für Abgaben
  • Hinweise auf die Teilnahme der Studierenden an der Lehrevaluation, dafür auch in der Vorlesung Zeit zum Ausfüllen geben (ca. 10 Minuten). Die Ergebnisse der Auswertung anschließend mit den Studierenden besprechen.

Einige Wochen vor dem Prüfungstermin

• Bereitstellung von Materialien zur Prüfungsvorbereitung (z.B. Probeklausuren, Formelsammlung, Katalog mit Aufgaben, die dem Schwierigkeitsgrad der Klausur entsprechen).
• Anbieten einer Klausur-Sprechstunde oder "Fragestunde"
• Planung und Durchführung eines Repetitoriums
  • Optimaler Zeitraum liegt ca. ein bis zwei Wochen vor der Klausur
  • Studierende bei der Bekanntgabe im Vorhinein zur Sammlung von Fragen anregen, die ihnen bei der Prüfungsvorbereitung gekommen sind.
  • Mögliche Themen wären z.B. gemeinsames Lösen einer Probeklausur, Vorrechnen wichtiger Aufgabentypen etc.
  • Repetitorium nach Möglichkeit auch als Aufzeichung anbieten, da es zu Überschneidungen mit Klausuren und anderen Veranstaltungen kommen kann.
• Studierende auf die 7-Tage Abmeldefrist zur Klausur hinweisen.

Einige Tage vor dem Prüfungstermin

• Abfrage der tatsächlichen / realistischeren Teilnehmendenzahl für die Prüfung anhand der aktuellen Anmeldezahlen 7 Tage vor der Klausur.
• Konkrete Raumplanung auf Basis der erhobenen Teilnehmendenzahl festlegen
  • Gängige Modelle sind: Aufteilen anhand des Anfangsbuchstaben des Nachnamens oder der Matrikelnummer.
  • Mindestens zwei Mitarbeitende pro Raum einteilen, damit sie als Zeugen und zur Aufsicht bereitstehen (je nach Anzahl der Prüflinge eventuell mehr) -> Raumplanung und Kollegen organisieren.

• Veröffentlichung des konkreten Prüfungsablaufs mit Raumlisten, Einlasszeit und dem Prüfungsvorgehen in leichter Sprache.

  • Es wurde festgestellt, dass besonders bei ausländischen Studierenden leider häufig noch Sprachbarrieren beim Verständnis der Durchführungsregelungen für Prüfungen auftreten. Dadurch kommt es gelegentlich zu meist ungewollten (vermeintlichen) Täuschungsversuchen. Um diesen entgegenzuwirken, hat eine AG des Fachrats einen Vorschlag für eine Vorab-Veröffentlichung des Prüfungsvorgehens erstellt

    TEMPLATE: Vorab-Veröffentlichung der Klausurregeln:

    Siehe Dokument "klausurregeln_studierende" in den Download-Dateien am Anfang der Seite.

  • Das Dokument zum Prüfungsvorgehen als Datei in StudIP hochladen.

• Verstärkte Beachtung des Veranstaltungsforums, um auf Fragen der Studierenden zu reagieren.
• Drucken der Klausuren auf Basis von Erfahrungswerten und den durch die Abfrage bereitgestellten Zahlen.
• [optional] Veröffentlichung der Testat-Ergebnisse und einer Übersicht, ob und welchen Bonus die Studierenden erhalten haben. Zur Anonymisierung der Liste kann das ErgebnisPIN-Plugin von StudIP genutzt werden.
• Vorbereiten der "Klausurboxen" pro Raum mit folgendem Inhalt: Siehe Template "Checkliste_Klausurbox"

Am Tag der Prüfung

• ggf. Vorbesprechung zur Klausur mit den Beaufsichtigenden durchführen.
• Klausurboxen übergeben und ggf. Telefonnummern austauschen (für die Kommunikation über mehrere Räume verteilt).
• ggf. Transponder/Schlüssel beim Pförtner besorgen.
• Sicherstellen, dass für den unwahrscheinlichen Fall, sollten ungeplant deutlich mehr Studierende zur Prüfung erscheinen, kurzfristig Klausuren nachgedruckt werden können. (z.B. Mitarbeiter als Backup bereit halten).
• Durchführung der Klausur mit Hilfe der Templates zur Klausurdurchführung
  • Diese Templates enthalten z.B. Gesundheitsabfrage (letzte Möglichkeit, die Prüfung ohne Fehlversuch zu verlassen), Formalien für Anwesenheitskontrolle, Hinweise zu Täuschungsversuchen, erlaubte Hilfsmittel, Toilettenregelungen
  • Template für Klausuraufsicht
  • Template für Ansagen zu Beginn der Klausur
  • Eine Checkliste für "Klausurboxen"
  • Ein Klausurzählzettel
• Generell zur Klausurdurchführung aber auch "Best Practices" der Kollegen anfragen.

Nach der Prüfung

• Bekanntgabe des voraussichtlichen Datums, an dem die Klausurergebnisse vorliegen werden.
• Klausur korrigieren.
• [optional] Klausurpunkte mit erreichten Bonuspunkten verrechnen.

Nach Fertigstellung der Korrektur

• StudIP-Ankündigung: Bekanntgabe der vorläufigen Klausurergebnisse und des Termins zur Klausureinsicht.
  • Bisher hat sich bewährt, dass die Klausurergebnisse (bestehend aus Note, erreichte Punktzahl und evtl. erreichten Bonuspunkten) in einer PDF-Datei im Datei-Bereich der StudIP-Veranstaltung hochgeladen werden. Zur Anonymisierung der Ergebnisse eignet sich die Verwendung von ErgebnisPINs.

• Durchführung der Klausureinsicht und etwaige Korrektur von Noten.
• Übersenden der endgültigen Klausurergebnisse an das Akademische Prüfungsamt (APA).
  • Solange Noten im QIS als vorläufig markiert sind, sind Änderungen durch den Prüfer direkt möglich.
  • Sollte sich nach dem „Fixieren“ der Noten noch eine Verbesserung ergeben (z.B. durch eine nachträgliche Klausureinsicht), ist eine Änderung durch das APA auch außerhalb des Prüfungszeitraums noch möglich. Dazu bedarf es einer Kommunikation seitens des Prüfers ans APA (i.d.R. reicht hier eine E-Mail).
• Archivierung der Klausuren (nach Vorgaben des Instituts bzw. der Universität).

Allgemeine Hinweise

Klausureinsicht

Jeder Prüfling hat nach §22 der PO ein Recht auf “Einsicht in die Prüfungsakten”; wenn sich dabei Ungereimtheiten ergeben, kann nach §23 “Widerspruch" eingelegt werden. Um Sie als Prüfer oder Prüferin, den Prüfungsausschuss und das Prüfungsamt nicht mit einer Unzahl an Einzelanträgen zu überschwemmen, sollte immer eine Klausureinsicht angeboten werden. Die Klausureinsicht ist letztlich eine (informelle) Vorwegnahme derartiger Anträge.

Eine Klausureinsicht soll es den Studierenden ermöglichen:

• Die Bewertung nachzuvollziehen und eigene Fehler zu erkennen.
• Missverständnisse oder Fehler in der Korrektur zu identifizieren und zu klären.

Es hat sich als sehr hilfreich erwiesen, wenn Sie den Studierenden bei der Einsicht Musterlösungen zum Vergleich zur Verfügung stellen. Ferner sollte es den Studierenden, wie bei einer Akteneinsicht nach §22, ermöglicht werden, sich handschriftliche Notizen (mit Bleistift!) zu machen. Das Fotokopieren von Klausuren oder Musterlösungen braucht nicht gestattet zu werden.

Für die Durchführung der Klausureinsicht bieten sich je nach Situation verschiedene Modi an:

• Ein fester Zeitslot => Studierende können nach dem Prinzip "First Come, First Serve" die Klausuren einsehen.
• Voranmeldung: Es werden vorab Zeitslots verteilt, in die sich die Studierenden eintragen können. => So kann die Last verteilt werden.
• Möglichkeit einer Online Einsicht
• Falls einzelne Studierende (z.B. aufgrund von Kollisionen mit anderen Prüfungen) nicht an der Einsicht teilnehmen können, bietet es sich an, hier zumindest in zumutbarem Umfang Ersatz- oder Einzeltermine anzubieten. Dieses dient letztlich auch wieder der Vorwegnahme von für alle Beteiligten deutlich aufwändigeren Einzelanträgen nach §§22/23 der PO.

Abgabefristen

Es ist sehr hilfreich, wenn Abgabefristen für z.B. Hausarbeiten oder andere Abgaben frühzeitig kommuniziert werden. Die Fristen für die Abgaben sollten dabei klar und möglichst präzise definiert werden: z.B. "Die Abgabe ist spätestens am 23.03.2024 - 23:59 Uhr über folgenden Weg hochzuladen."

StudIP-Ankündigungen

Für organisatorische Mitteilungen zur Veranstaltung sind StudIP-Ankündigungen sehr gut geeignet. Diese können auf der Übersichtsseite einer Veranstaltung erstellt werden.

Neu erstellte Mitteilungen werden den Teilnehmern direkt in ihrer Verantstaltungsübersicht angezeigt und stellen so eine effektive und zuverlässige Methode dar, um Informationen an die Studierenden weiterzuleiten.

Für Ankündigungen können dabei einige hilfreiche Einstellungen vorgenommen werden. So kann neben Titel und Ankündigungstext auch festgelegt werden, in welchem Zeitraum eine Ankündigung angezeigt wird. So können Ankündigungen zum Beispiel vordatiert erstellt und in mehreren Veranstaltungen gleichzeitig veröffentlicht werden. Wichtig ist es, das Ablaufdatum für wichtige Ankündigung bestenfalls ans Ende der Klausurphase einzutragen, damit diese das gesamte Semester über sichtbar sind.

StudIP-Nachricht an alle Teilnehmenden

Über die Ansicht "Teilnehmende" der StudIP-Veranstaltung gibt es die Möglichkeit, eine Nachricht an alle Teilnehmenden der Veranstaltung zu senden.

Diese Nachricht wird Teilnehmenden bei StudIP unter "Nachrichten" und "Mitteilungen" angezeigt, außerdem wird eine Kopie der Nachricht an die in StudIP hinterlegte E-Mail-Adresse versendet.

Somit eignet sich diese Form der Ankündigung gut, um wichtige und/oder zeitkritische Informationen an die Teilnehmenden weiterzuleiten. Nutzen Sie sie daher idealerweise auch nur für diese Fälle, sodass keine zu hohe Mail-Flut an die Studierenden entsteht und so wichtige Nachrichten ignoriert werden. Für nicht zeitkritische Informationen sollten normale StudIP-Ankündigungen verwendet werden.

StudIP-Forum

Das StudIP-Forum ist eine gute Plattform für Teilnehmende, um Fragen zur Veranstaltung zu stellen.

Dabei können gerade einige Tage vor dem Prüfungstermin viele inhaltliche Fragen aufkommen, die natürlich so bald wie möglich beantwortet werden sollten. Um hier keine Beiträge im Forum zu verpassen, gibt es die Möglichkeit, dieses zu abonnieren. Dadurch bekommen Sie bei Erstellung eines neuen Beitrags durch Studierende eine StudIP-Benachrichtigung sowie eine E-Mail an die in StudIP hinterlegte E-Mail-Adresse.

ErgebnisPIN

StudIP bietet ein Plugin, über welches für jeden Teilnehmer der Veranstaltung zufällig generierte ErgebnisPINs erzeugt werden können. Von Seiten der Lehrenden lassen sich diese Pins in Form einer Liste exportieren und für die anonymisierte Bekanntgabe von Ergebnissen nutzen.

Dies ist eine datenschutzkonforme Möglichkeit zur Veröffentlichung der Ergebnisse.

ILIAS

Es gibt über ILIAS die Möglichkeit, das Veranstaltungsangebot zu erweitern. Zum Beispiel können vorlesungsbegleitende Abfragen und Tests erstellt werden, womit den Studierenden eine Selbstkontrolle während des laufenden Semesters ermöglicht wird.

Blubber

Blubber ist eine Art veranstaltungsspezifischer Chat. Beiträge können nicht nach Thema sortiert werden und verschwinden nach einiger Zeit. Daher eignet sich Blubber prinzipiell nur für unkritische Informationen, welche nicht längerfristig verfügbar sein müssen. Darüber hinaus sollte auf Ankündigungen oder das Forum zurückgegriffen werden.